Uygulama notu: UKA Sigorta kısa saklama ve erken silme uygular. Verinin işlem tamamlanınca silinmesi, yurt dışındaki bir hizmet sağlayıcıya gönderildiği anda gerçekleşen aktarımı ortadan kaldırmaz. AWS, Google ve Meta kanalları KVKK’nın 9. maddesi kapsamındaki aktarım şartı, uygun güvence ve şirket içi kayıtlar çerçevesinde kullanılır.

Online ve WhatsApp teklifleri ile belge işlemleri aydınlatma metni

Veri sorumlusu

UKA SİGORTA ARACILIK HİZMETLERİ LİMİTED ŞİRKETİ (“UKA Sigorta”), VKN: 8870998886, Süphan Mah. İpekyolu Blv. No: 283/1 İç Kapı No: 3, Edremit/Van. İletişim ve KVKK başvuru kanalı: uka@ukasigorta.com; yazılı başvurular yukarıdaki posta adresine “KVKK Başvurusu” ibaresiyle de iletilebilir.

Bu metin, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bilgilendirmedir; açık rıza metni değildir. Açık rıza gereken bir faaliyet varsa ayrıca ve isteğe bağlı olarak sunulur.

Hangi veriler işlenir?

Ad-soyad veya ünvan, cep telefonu, isteğe bağlı e-posta, T.C. kimlik/vergi kimlik numarası ile seçtiğiniz sigorta ürününün fiyatlandırılması için gereken araç, ruhsat, bina, konut, doğum tarihi veya seyahat planı bilgileri işlenebilir. Ruhsat fotoğrafı/PDF’i yükleme özelliğini kullanmanız halinde belge ve müşteri tarafından kontrol edilen alanlar; araç satışı iptal talebi oluşturmanız halinde noter araç satış belgesi de işlenebilir.

Ruhsat QR yardımını seçerseniz QR kodun ham içeriği cihazınızda okunur; UKA sunucusuna, WhatsApp’a veya üçüncü bir hizmete gönderilmez, saklanmaz ve uygulama loglarına yazılmaz. Yalnızca desteklenen sürümlü biçimden güvenle ayrıştırılan izinli araç alanları, kullandığınız yöntem/sürüm bilgisi ve alan bazındaki kontrol kararınız teklif talebine eklenir. Biçim tam olarak desteklenmiyorsa QR içeriği kullanılmaz; ruhsat fotoğrafı/PDF’i veya manuel giriş seçeneği sunulur.

İlk sağlık teklif formunda hastalık, tedavi, reçete veya tıbbi geçmiş bilgisi istenmez. Noter satış belgesinde alıcı, satıcı veya tanık gibi üçüncü kişilere ait bilgiler bulunabileceğinden, yalnız işlem için gerekli sayfa ve alanların yüklenmesi esas alınır.

İşleme amaçları

Online teklif: talep edilen ürün için fiyat çalışması yapılması, yetkili sigorta şirketi ekranlarında sorgulama, teklif sonucunun iletilmesi ve talebin takibi — teklif çalışmasının sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili ve gerekli olduğu ölçüde KVKK 5/2(c).
Ruhsat yardımı: müşterinin isteğiyle QR’dan cihaz içinde veya yüklenen belgeden araç alanlarının hazırlanması, müşteri kontrolü ve belge yüklendiyse güvenlik taraması — teklif hazırlığı için gerekli olduğu ölçüde KVKK 5/2(c); güvenlik kontrolleri için temel haklara zarar vermemek kaydıyla KVKK 5/2(f).
Araç satışı iptali: poliçenin ve satışın doğrulanması, ilgili sigorta şirketine iptal/iade talebi iletilmesi ve sonucun bildirilmesi — sözleşmenin ifasıyla doğrudan ilgili olduğu ölçüde KVKK 5/2(c) ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olduğu ölçüde KVKK 5/2(e).
Güvenlik ve denetim: kötüye kullanımın önlenmesi, zararlı dosya taraması, erişim ve silme kanıtlarının tutulması — uygulanabildiği ölçüde hukuki yükümlülükler ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat kapsamında KVKK 5/2(ç) ve 5/2(f).

Toplama yöntemi

Veriler; ukasigorta.com üzerindeki form alanları, UKA Sigorta’nın WhatsApp işletme hesabındaki teklif sohbeti, cihaz içinde çalışan QR okuma yardımı, kamera/galeri/dosya yükleme seçimi, telefon görüşmesi ve güvenli personel işlemleri üzerinden elektronik veya sözlü yöntemlerle elde edilebilir. WhatsApp trafik teklifi akışında yalnızca TCKN/VKN, ruhsat belge seri veya ASBİS numarası ve araç plakası istenir. QR kamerası kapatıldığında kamera erişimi sonlandırılır; ham QR değeri toplama veya aktarım konusu yapılmaz.

Aydınlatmanın sunulması ve kaydı

Bu aydınlatma, ilk kişisel veri alanından ve belge seçiminden önce web formunda veya WhatsApp teklif sohbetinde görünür bağlantıyla sunulur. Teklif veya iptal talebi için “KVKK’yı onaylıyorum” ya da “okudum” kutusu zorunlu tutulmaz; aydınlatma bir açık rıza değildir.

Sunumun ispatı için metin kimliği, sürümü, içerik SHA-256 özeti, işlem bağlamı, dil/kanal, sunum yöntemi, sunum zamanı ve sunucu kayıt zamanı ile ilgili giden mesaj kaydı tutulabilir. Bu teknik kayıt, kullanıcının metni okuduğu, kabul ettiği veya açık rıza verdiği iddiası anlamına gelmez.

Aktarım

Veriler, işlem için gerekli olması halinde teklif veya iptal işlemini yürüten yetkili sigorta şirketlerine, hukuken yetkili kurumlara ve görevleriyle sınırlı teknik hizmet sağlayıcılara aktarılabilir.

Teknik hizmet sağlayıcının veya kullandığı altyapının yurt dışında bulunması halinde, veri yalnız kısa süreyle işlenip daha sonra silinse dahi yurt dışına aktarım gerçekleşir. Erken silme ve kısa saklama süreleri veri minimizasyonu tedbiridir; aktarım şartının yerine geçmez.

Amazon Web Services — Frankfurt: teklif kayıtlarının şifreli ve süreli tutulması; ruhsat veya satış belgesinin karantina, zararlı dosya taraması ve erken silme işlemleri için Almanya/Frankfurt (eu-central-1) altyapısı kullanılır. Gerçek müşteri verisi bu kanala KVKK’nın 9. maddesi kapsamında kayıt altına alınan aktarım şartı ve uygun güvence çerçevesinde gönderilir.
Google Document AI — Avrupa Birliği bölgesi: müşteri ruhsat yükleme yardımını seçerse zararlı olmadığı doğrulanan ruhsat, araç alanlarının geçici olarak çıkarılması amacıyla Google’ın Avrupa Birliği işlem bölgesine gönderilebilir. Ham belge ve geçici sonuç aşağıdaki sürelerde silinir. Kanal, veri işleyen koşulları ile KVKK’nın 9. maddesi kapsamında kayıt altına alınan aktarım şartı ve uygun güvence çerçevesinde kullanılır.
WhatsApp/Meta: WhatsApp teklif sohbetini kullandığınızda yazdığınız mesajlar; bu kanalın sağlanması ve UKA Sigorta’ya ulaştırılması için Meta’nın WhatsApp altyapısı üzerinden işlenir. Trafik teklifi için paylaştığınız TCKN/VKN, ruhsat belge seri veya ASBİS numarası ve plaka da bu mesaj içeriğinin parçasıdır. UKA’nın kendi destek panelinde mesaj balonu yerine sabit bir gizli-bilgi işareti gösterilir; alanlar ayrı, şifreli ve süreli teklif kaydında tutulur. Meta kanalı; kayıt altına alınan aktarım şartı, erişim yetkileri ve sağlayıcı tarafındaki saklama-silme kuralları çerçevesinde kullanılır.

Belge okuma ve saklama

Ham ruhsat QR içeriği: yalnızca cihaz içinde anlık işleme; sunucuya gönderilmez ve saklanmaz.
Ham ruhsat: müşteri alanları onayladığında erken silme; her durumda yüklemeden sonra en fazla 24 saat.
Geçici OCR metni ve yapılandırılmış OCR sonucu: alan çıkarma ve müşteri kontrolü tamamlandığında erken silme; her durumda en fazla 24 saat.
Online teklif, geri arama ve belge içermeyen hizmet talebinin personelce görüntülenebilen aktif kaydı: UKA’nın şifreli operasyon sisteminde en fazla 24 saat.
Şifreli teknik aktarım kuyrukları: olağan başarılı işlemede işlem tamamlanınca silinir; teknik hata halinde yeniden deneme için en fazla 4 gün, ayrı hata kuyruğunda inceleme ve kontrollü kurtarma için en fazla 14 gün tutulabilir.
Şifreli felaket kurtarma kopyaları: yalnızca hizmet sürekliliği ve felaket kurtarma amacıyla, erişimi sınırlı 35 günlük geri dönüş penceresi içinde tutulur ve süre doldukça sistem tarafından yaşlandırılır.
Noter satış belgesi: işlem tamamlandığında erken silme; her durumda yüklemeden sonra en fazla 30 gün.
Belge içeriği taşımayan erişim, güvenlik ve silme kanıtı: 3 yıl.
Teklif poliçeye dönüşürse poliçe, muhasebe ve sigortacılık kayıtları; ilgili yasal yükümlülük ve zamanaşımı süreleri boyunca ayrı operasyon sistemlerinde saklanabilir.

Aktif teklif kaydının 24 saat sonunda gösterime kapanması; yukarıdaki sınırlı teknik hata ve felaket kurtarma kopyalarının aynı anda fiziksel olarak yok olduğu anlamına gelmez. Bu kopyalar normal müşteri veya personel ekranından kullanılamaz ve yalnızca belirtilen teknik amaçlarla erişim kontrollü tutulur. Bu süreler, WhatsApp mesajının Meta altyapısındaki veya müşterinin kendi cihazındaki saklama süresini de kendiliğinden belirlemez; WhatsApp kanalındaki saklama ve silme kuralları şirket içi açılış kaydı ve sağlayıcı koşulları kapsamında ayrıca işletilir.

Otomatik okuma kullanıldığında sonuç müşteriye tek tek kontrol ettirilir ve sigorta şirketi ekranındaki doğrulamanın yerine geçmez.

İletişim ve personel bildirimi

Web formu gönderimi kendiliğinden yeni bir WhatsApp sohbeti başlatmaz. WhatsApp teklif sohbetini müşteri başlattığında ise yapay zekâ yalnızca ilgili teklif için gereken alanları sırayla ister; son maskeli özet müşteri tarafından onaylanmadan talep fiyat çalışması için personele hazır sayılmaz. Ham alanlara yalnızca rol ve sohbet ataması kontrollerini geçen yetkili personel, kimlik doğrulamalı ve denetim kayıtlı gösterme işlemiyle erişebilir.

Kampanya, reklam, vade hatırlatması ve diğer ticari elektronik ileti tercihi hizmet talebinden ayrı ve isteğe bağlıdır; başlangıçta işaretsizdir. Bu tercih aydınlatma sunum kaydıyla birleştirilmez ve teklif hizmetinin şartı yapılmaz.

WhatsApp destek hatları

Destek hatlarımızla (…514 25 65 ve …067 65 24) yaptığınız WhatsApp yazışmaları, taleplerinizi tek merkezden yürütebilmemiz için güvenli destek sistemimize aktarılır ve orada saklanır. …067 65 24 hattıyla geçmişte yaptığınız yazışmaların en fazla son 180 günü, sistem geçişi sırasında bir defaya mahsus aynı sisteme taşınır. WhatsApp altyapısı, sohbeti başlatan telefon numarasının yanı sıra yalnızca UKA Sigorta’nın WhatsApp hesapları kapsamında anlam taşıyan, kanal kapsamlı bir kullanıcı kimliği de iletebilir. Bu kimlik, telefon numarası iletilmediğinde dahi aynı sohbetin kesintisiz sürmesi amacıyla işlenir; başka bir kanala aktarılmaz ve pazarlama amacıyla kullanılmaz.

Haklarınız ve iletişim

KVKK’nın 11. maddesindeki haklarınıza ilişkin taleplerinizi uka@ukasigorta.com adresine veya “KVKK Başvurusu” ibaresiyle Süphan Mah. İpekyolu Blv. No: 283/1 İç Kapı No: 3, Edremit/Van adresine iletebilirsiniz. Başvuruda kimliğinizi doğrulamaya yeterli bilgi ile talebinizin açıkça belirtilmesi gerekir.